Embaucher son premier salarié : les étapes à ne pas oublier

Passer de zéro à un salarié est une étape importante pour une entreprise. Les obligations sont nombreuses mais bien balisées. Mieux vaut les anticiper de deux ou trois semaines pour accueillir sereinement votre nouvelle recrue.

Avant l’arrivée du salarié

1. Identifier la convention collective applicable à votre activité : elle fixe notamment les salaires minimaux, la période d’essai et certaines primes.
2. Choisir le contrat adapté (CDI, CDD, temps partiel, apprentissage) et le rédiger. L’écrit est obligatoire pour un CDD ou un temps partiel, et vivement recommandé dans tous les cas.
3. Adhérer à un service de prévention et de santé au travail.
4. Affilier l’entreprise à une caisse de retraite complémentaire.
5. Mettre en place une complémentaire santé collective, dont l’employeur finance au moins la moitié.

La déclaration préalable à l’embauche

La DPAE doit être effectuée auprès de l’Urssaf avant la prise de poste, au plus tôt huit jours avant. Elle se fait en ligne et sert à plusieurs formalités à la fois, dont l’immatriculation du salarié et la demande de visite d’information et de prévention.

Le jour de l’arrivée

• Inscrire le salarié sur le registre unique du personnel.
• Remettre le contrat signé et les informations sur la complémentaire santé.
• Établir ou mettre à jour le document unique d’évaluation des risques professionnels, obligatoire dès le premier salarié.
• Vérifier les affichages obligatoires dans les locaux.

Les premiers mois

Le salarié doit bénéficier d’une visite d’information et de prévention, en principe dans les trois mois suivant sa prise de poste. Chaque mois, le bulletin de paie est établi et la déclaration sociale nominative (DSN) transmise, ce qui déclenche le paiement des cotisations.

Estimer le coût réel d’une embauche

Le coût d’un salarié ne se limite pas à son salaire brut. Il faut y ajouter les cotisations patronales, la part employeur de la complémentaire santé, les éventuels frais de transport et l’équipement du poste. Des réductions de cotisations et des aides peuvent s’appliquer selon le contrat et le profil : une simulation avant de recruter permet de les intégrer.