Notes de frais : les bons réflexes pour des justificatifs en ordre

Une note de frais égarée, c’est une dépense que l’entreprise ne peut ni rembourser sereinement ni déduire. Avec quelques habitudes, la gestion des frais devient une affaire de secondes plutôt qu’un casse-tête de fin de mois.

Ce qu’un justificatif doit permettre de vérifier

• La nature de la dépense et son lien avec l’activité de l’entreprise.
• La date et le montant, avec la TVA lorsqu’elle est récupérable.
• Pour un repas d’affaires, les personnes invitées et l’objet du rendez-vous, notés au dos ou dans l’application.
• Pour un déplacement, le trajet et le motif.

Une méthode en trois gestes

1. Photographier le justificatif au moment de la dépense, depuis l’application de votre espace client.
2. Ajouter une ligne de commentaire : qui, pourquoi, pour quel client ou quel projet.
3. Valider les notes une fois par mois, à date fixe, pour déclencher le remboursement.

Combien de temps conserver les pièces ?

Les pièces justificatives comptables doivent être conservées plusieurs années, notamment pour répondre à un éventuel contrôle. Une copie numérique fidèle est admise lorsqu’elle respecte certaines conditions de numérisation : votre cabinet peut vous indiquer si votre outil les remplit.

Le cas du dirigeant

Les frais du dirigeant obéissent aux mêmes règles que ceux des salariés. Ils doivent être engagés dans l’intérêt de l’entreprise, justifiés et raisonnables au regard de son activité. En cas de doute sur une dépense, mieux vaut poser la question avant de la passer en note de frais.